Vergaderruimte upgraden voor videoconferencing; waar moet ik aan denken?

Devio-Duo-Mic-als-upgrade-voor-een-vergaderruimte-voor-videoconferencing

Vanaf het corona-jaar 2020 ondergaan vergaderruimtes in het hele land een grote transformatie.

Waar we voorheen tijdens een meeting met elkaar in één ruimte zaten, zitten we nu deels bij elkaar in een ruimte en deels thuis of op een andere locatie.

En als we al bij elkaar zitten, dan moeten we onderling voldoende afstand bewaren om ervoor te zorgen dat we corona besmettingsgevaar voorkomen.

Corona heeft de acceptatie van videoconferencing als communicatiemiddel met razend tempo versneld en ook uw organisatie kan niet meer om deze hybride vorm van communicatie heen.

Videoconferencing-als-hybride-vergadervorm
Videoconferencing als hybride vergadervorm

Wat heeft een vergaderruimte nodig voor videoconferencing?

Nu heeft elke organisatie wel een vergaderruimte met een beeldscherm voor de weergave van presentaties, maar zijn de ruimtes nog ongeschikt voor videoconferencing.

Wat uw vergaderruimte in de basis nodig heeft voor videoconferencing is:

  • Een beeldscherm om alle deelnemers van de meeting op te tonen.
  • Een camera om de deelnemers in de vergaderruimte weer te geven
  • Een microfoon om hen verstaanbaar te maken.
  • Speakers voor de audioweergave van de deelnemers aan de andere zijde (deze speakers kunnen ook in het beeldscherm zitten)
  • Videoconferencing software waar u als organisatie gebruik van gaat maken
  • Een stabiele internetverbinding
  • Een nuc, computer, laptop of smart device
Vergaderruimte-met-videoconferencing-apparatuur
Vergaderruimte met videoconferencing apparatuur, zoals een touchscreen, vergadermicrofoon en speakers

Hoe ga ik videoconferencing binnen mijn vergaderruimte inzetten?

Welke apparatuur u precies nodig heeft is afhankelijk van de wijze waarop u uw vergaderruimte precies wilt gaan gebruiken.

Om dit helder te krijgen hebben wij een aantal relevante vragen geformuleerd. De antwoorden op deze vragen helpen bij het maken van de juiste keuzes.

  1. Met hoeveel personen gaat u de vergaderruimte benutten (kijk hierbij ook alvast naar het post-corona tijdperk!)?
  2. Hoe groot zijn de vergaderruimtes?
  3. Wilt u werken met een vaste computer in de ruimte (NUC) of wilt u dat deelnemers van de meeting hun eigen device mee kunnen nemen (BYOD – Bring Your Own Device) en presentaties kunnen delen?
  4. Hoe is het gesteld met de akoestiek in uw vergaderruimte?
  5. Met hoeveel locaties wilt u videobellen?
  6. Staat er nog videoconferencing apparatuur dat vervangen moet worden?
  7. Is er iemand binnen uw organisatie die verantwoordelijk wil zijn voor deze wijze van communicatie en zijn of haar collega’s dit wil leren?

Waar aan denken bij beeld in een vergaderruimte voor videoconferencing?

Nu heeft elke organisatie wel een vergaderruimte met een beeldscherm voor de weergave van presentaties, maar zijn de ruimtes nog ongeschikt voor videoconferencing.

Een scherm is er dus wel, maar is deze geschikt voor videoconferencing? In principe wel, want op elk scherm kan een HDMI kabel aangesloten worden, zodat er een koppeling gemaakt kan worden met een laptop of NUC.

Natuurlijk is het formaat van het scherm relevant. Wanneer een ruimte groter wordt, dan is het logisch dat het formaat van het scherm ook groter wordt.

Camera´s voor videoconferencing

Het loont om tijd te steken in het vinden van de juiste camera.

Een reguliere webcam voldoet niet in een vergaderruimte

De juiste camera selecteren bij de juiste setting van een vergaderruimte vergt iets meer afwegingen.

  • Hoe groot is de ruimte?
  • Hoeveel mensen zijn er in de ruimte?
  • Wat verwacht je van de opnamekwaliteit?
  • Moet de camera inzoomen op degene die spreekt?

Dit zijn zomaar een aantal relevante vragen die je kunnen helpen bij het maken van de juiste camera.

Voorbeeld van een Sony PTZ camera die de spreker volgt tijdens een videoconferencing meeting.

Enkele relevante specificaties bij het vinden van de juiste camera zijn:

  • 4K chip ja of nee
  • Goede lichtbalans, ook met tegenlicht
  • Zoom, pan en tilt functie voor meebewegen tijdens de meeting
  • Smart framing voor automatische gezichtsherkenning

Voor een serieus goed beeld zijn de Huddly Go en de AVER CAM540 goede opties. Iets meer kijken naar het budget, check dan eens de Konftell CAM320.

Zonder goed geluid geen fatsoenlijke online meeting

Zonder beeld kun je nog met elkaar praten.

Maar zonder geluid is er geen enkele vorm van communicatie mogelijk.

Toch wordt geluid vaak onderschat.

Zeker in een vergaderruimte waar videoconferencing gebruikt wordt is het heel belangrijk om na te denken over 3 zaken:

  • De geluidsweergave van de sprekers die niet in de vergaderruimte zijn, kortom de speakers.
  • De weergave van de mensen in de vergaderruimte, kortom, de microfoon(s)
  • En de akoestiek van de ruimte die effect heeft op alle 2 bovenstaande zaken

Speakers voor videoconferencing

De speakers in een beeldscherm of touchscreen zijn meestal waardeloos. Ze hebben moeite om ervoor te zorgen dat het geluid in de hele ruimte te verstaan is.

Je kunt het geluid uit het beeldscherm doorlussen naar een set opbouwspeakers die subtiel in de vergaderruimte worden geïnstalleerd.

Of je kunt kiezen voor inbouwspeakers in het plafond.

Het grote voordeel van inbouwspeakers is dat het geluid mooi verdeeld wordt over de ruimte zonder dat het volume hard hoeft te staan.

Inbouwspeakers zorgen voor een mooie verdeling van het geluid door de ruimte.

Microfoons voor videoconferencing in een vergaderruimte

OK, hier valt echt heel veel over te vertellen.

Je hebt de categorie speakerphones, vergadermicrofoons en conferentie microfoons. Deze categorie bestaat voor een heel groot deel uit consumentenproducten waar wij geen fan van zijn.

Wanneer er weinig budget is, dan kan hiervoor worden gekozen. Maar verwacht dan niet teveel van het resultaat.

“En denk eraan.

Zonder geluid, geen meeting.

Zonder goed geluid,
geen constructieve besluitvorming.”

In het artikel ‘de beste vergadermicrofoon ter wereld’ ga ik dieper in op de verschillende modellen die er op de markt zijn verschenen in de loop der jaren.

Voor nu beperk ik me even tot de populairste opties in de Nederlandse markt. De Devio SCR-20 plafondmicrofoon of tafelmicrofoon. Een interessant familielid van dit product is de zogenaamde Duomic, waarmee je met 2 microfoons een ruimte van 40 vierkante meter kunt oppikken.

Devio-Duo-Mic-als-upgrade-voor-een-vergaderruimte-voor-videoconferencing
Devio-Duo-Mic-als-upgrade-voor-een-vergaderruimte-voor-videoconferencing

Een budget en tevens all-in-one oplossing is de Logitech Tap.

Een andere interessante invalshoek is om te kijken of er een complete room solution is die gecertificeerd zijn met de geselecteerde videoconferencing software waar jullie gebruik van gaan maken.

Bijvoorbeeld:

Gecertificeerde Conference Room Solution voor Microsoft Teams
Gecertificeerde Conference Room Solutions voor Zoom.

De plek waar de microfoon wordt geïnstalleerd in de vergaderruimte is overigens van cruciaal belang!

De akoestiek van de vergaderruimte

De akoestiek kan heel bepalend zijn voor de geluidsweergave tijdens een conference call.

Enkele zaken die de akoestiek erg nadelig kunnen beïnvloeden zijn:

  • Grote glazen wanden of raampartijen
  • Grote harde oppervlaktes, zoals gietvloeren
  • Een hard gestuct plafond
  • Industriële, metalen elementen

Hier is een mouw aan te passen door te kiezen voor vloerbedekking, aangeklede stoelen, het inpassen van (liefst zwarte) gordijnen en akoestische materialen.

Akoestische-upgrade-vergaderruimte-voor-videoconferencing
Akoestische upgrade-vergaderruimte voor-videoconferencing

In dit artikel wordt in 6 stappen verteld hoe een ruimte akoestisch gezien verbeterd kan worden. Interessant om eens door te lezen!

Tip: Zones aan / uit zetten

Er zijn microfoons die dusdanig ingesteld kunnen worden, zodat er bepaalde delen van de ruimte niet worden opgepikt.

Dit kan handig zijn wanneer er een airco is in de vergaderruimte die lawaai maakt. Of wanneer er een printer aan gaat.

Advies bij het upgraden van uw vergaderruimte ten behoeve van videoconferencing?

Er valt nog zoveel meer te vertellen over het upgraden van vergaderruimtes voor videoconferencing, maar helpt dit artikel u al goed op weg.

Ik kan me voorstellen dat u naar aanleiding van dit artikel vragen hebt. Bel ons gerust op 085-2500917 of bekijk onze conference pagina met meer informatie.

Ferdi van den Berg, Business Audio Systems

Op LinkedIn post ik regelmatig berichten rondom het upgraden van vergaderruimtes voor online meetings, dus connect gerust met me wanneer u hier meer over wilt leren!

Magazine

Hybride Technologie

  • Tech trends voor het bedrijfsleven in 2021
  • 104 pagina’s  inspiratie over het nieuwe Hybride Werken
  • Interviews met experts van Zoom en Microsoft Teams
  • De ontwikkeling van het Kantoor van de Toekomst
  • Boordevol tips over Online Samenwerken en Vergaderen