Elke organisatie heeft één of meerdere vergaderruimtes, ook wel spreekruimte of meeting ruimte genoemd. Deze ruimtes worden gebruikt voor overleg tussen collega’s, het ontvangen van gasten, klanten of leveranciers of andere gesprekken waarbij het prettig is om afgesloten te zijn van kantoor.
Waar er tot 20 jaar geleden vooral fysiek vergaderd werd in een ruimte heeft de online meeting in de jaren ’10 aan populariteit gewonnen. Corona heeft deze trend enorm versneld en inmiddels is niemand meer onbekend met het fenomeen videoconferencing.
In deze vorm van videovergaderen kan 1 op 1 overlegd worden, waarbij de deelnemers van de meeting achter hun eigen laptop, desktop, tablet of smartphone zitten zonder fysiek bij elkaar te zijn.
Maar we zien steeds vaker de combinatie van enkele mensen die fysiek met elkaar in één vergaderruimte zijn, terwijl zij communiceren met één of meerdere mensen op een andere locatie.
Deze vorm vergaderen wordt ook wel ‘Hybride Vergaderen’ genoemd. In een ander artikel heb ik een complete gids voor het hybride vergaderen geschreven.